Come scrivere buone e-mail (2)

Un e-mail efficace moltiplica il valore del tuo messaggio

Un buon e-mail è una risorsa importantissima per un esito positivo della trattativa. Scrivere e-mail efficaci aumenta il valore della Vostra comunicazione, e dà un’immagine positiva e professionale di Voi stessi e della Vostra azienda.

12) P.S.
Visto che una parte dimenticata può essere inserita in un qualsiasi punto del testo prima di inviarlo, non ha molto senso metterla alla fine del messaggio. Può essere invece utilizzato per fare un breve accenno ad una situazione diversa da quella trattata nel messaggio, che magari sarà approfondita in un’altra occasione o con altri mezzi.

13) Punteggiatura e Ortografia
Si imparano fin dalle scuole elementari, ma sembra che già alle medie quasi tutti se ne siano dimenticati. Basta leggere qualsiasi messaggio di giovani e meno giovani in un qualsiasi sito Internet (forum, blog, ecc.) in cui si possa lasciare un messaggio privato o pubblico e ci si rende conto di come sia vero. Tale mancanza di attenzione nella punteggiatura e nell’ortografia viene spessissimo trasferito nelle e-mail di lavoro, ed essa si traduce in una vera e propria mancanza di rispetto per l’interlocutore. Ricevo normalmente e-mail senza la minima cura per la punteggiatura, e spesso anche con frasi una dopo l’altra che non sono divise dal punto o da lettera maiuscola. La stessa mancanza di attenzione arriva talvolta anche all’ortografia. Fa pensare che addirittura più di un letterato di mia conoscenza mi scrivano e-mail di questo tipo.

14) Uso delle maiuscole
Senza fare una lezione apposita sull’uso delle maiuscole, cosa che tra l’altro va oltre le mie conoscenze, è sufficiente dire una cosa. Usiamo le maiuscole almeno in due casi:

• all’inizio di ogni frase;
• per i nomi di persone, di nazioni, città e paesi e per i nomi delle ditte.

Nonstante ciò possa sembrare non soltanto ovvio, ma addirittura “offensivo” per molti di Voi, è incredibile constatare come in queste situazioni viene spesso usata la minuscola.

15) Paragrafi e spaziatura tra loro
Può essere molto efficace suddividere le idee o i concetti in paragrafi, cioè in blocchi di frasi e di linee di testo separati tra loro da una riga vuota. Andare a capo alla fine di un paragrafo significa dire al lettore: “Ho finito di esprimere un concetto, ti faccio fare una pausa saltando una riga e introduco un nuovo concetto nel paragrafo successivo”.

16) Elenchi puntati o numerati
Un elenco puntato o numerato, è molto utile se si deve esporre una serie di dati che riguardano quanto si è appena detto. Ad esempio, parlando di un prodotto, se ne possono elencare le caratteristiche con un elenco numerato, ad esempio:

ARTICOLO “ABC-123” – Caratteristiche varie:

• Caratteristica n. 1;
• Caratteristica n. 2;
• Caratteristica n. 3;

…eccetera.

E’ chiaro che questo tipo di elenchi deve avere almeno tre punti da illustrare, altrimenti tanto vale elencarli uno di seguito all’altro in una sempice frase. Affinché siano efficaci i vari punti dovrebbero avere lunghezze simili tra loro, ed iniziare tutti con un verbo o tutti con sostantivo:

ARTICOLO “ABC-123” – Caratteristiche varie:

• Prezzo contenuto;
• Design attuale;
• Manutenzione semplice.

Mentre invece scrivere come segue risulterebbe meno scorrevole, anche se ugualmente corretto per farsi comprendere:

ARTICOLO “ABC-123” – Caratteristiche varie:

• Prezzo contenuto;
• Disegnato secondo le ultime tendenze;
• E’ semplice da mantenere in efficienza.

17) Chiarezza, chiarezza, chiarezza…
La chiarezza non è dote di tutti. Spesso la mancanza di chiarezza sottintende l’inesistenza di idee, ma soprattutto di volontà e intenzioni concrete di fare le cose o farsi capire. Basta sentir parlare l’80% dei politici… Nel lavoro non esser chiari non solo è mancanza di professionalità, ma si traduce in una sola cosa: perdita di occasioni, e quindi di soldi. Il non esser chiari porta a diverse situazioni, la più indolore delle quali è la necessità di dover ripetere le cose, per cercare di spiegare una seconda volta quello che il destinatario del messaggio non ha capito nel primo e-mail. Continuando su questa scala di difficoltà in cui ci troviamo a non esser chiari, scopriamo che presentarci in maniera poco chiara porta a dare di noi – e soprattutto della ditta dove lavoriamo – un’immagine poco professionale. Nei casi limite un accordo concluso con e-mail nebuolse porta alla resa di un servizio inadeguato, o addirittura sbagliato, con la possibile conseguenza di mancato pagamento e addirittura di perdita del cliente. Esser chiari non significa necessariamente dover essere “eroi”; sarà sufficiente farsi capire nelle intenzioni, nei fatti e nelle cifre che vengono trattati nell’e-mail. Basterà:

1. Aprire il messaggio con una breve introduzione all’argomento;
2. Andare nei dettagli di quello che si vuol dire, meglio se trattati punto per punto in paragrafi distinti;
3. Concludere riepilogando brevemente quanto è necessario. Se necessario chiedere chiaramente “La prego di prender nota di quanto sopra e fare il necessario…” oppure “Nell’attesa di una Sua conferma a mezzo e-mail (o fax, lettera ecc), o di Sue diverse istruzioni…”.