Spesso mi viene chiesto cosa fare per organizzare al meglio un’attività di newsletter, in modo da tenere aperto un canale di comunicazione con utenti che hanno accettato di ricevere le nostre comunicazioni periodiche: news, informative, offerte, eccetera.
Gli aspetti da considerare sono molteplici, e spesso variano azienda per azienda, ma uno di essi è particolarmente importante, e sicuramente comune a tutti coloro che fanno mailing:
Come organizzare la lista degli utenti e renderla gestibile non solo ora ma anche in futuro
La lista degli utenti, tanto per essere chiari, è la lista degli indirizzi e-mail di coloro che hanno acconsentito di ricevere le nostre comunicazioni.
Al momento in cui si apre una piattaforma per l’invio di newsletter, una delle prime cose da fare – e sicuramente la più importante – è appunto la creazione della “lista di invio”.
Le liste delle varie aziende non si differenziano tra loro soltanto per il numero degli iscritti, ma anche e soprattutto per il modo in cui esse sono organizzate.
Partiamo da una lista semplice
Si parte da un foglio di calcolo (tipo Excel o simili) nel quale verranno inserite una o più colonne di dati.
Nella sua forma più semplice, una “lista” ha una sola colonna: quella dell’indirizzo e-mail.
Essa è più che sufficiente per fare i nostri invii, ma potrebbe essere limitata via via che l’attività di mailing progredisce e sorgono nuove esigenze.
Alla colonna “e-mail” è naturale aggiungere una colonna “Nome e cognome”, oppure una colonna “Nome” e una “Cognome”, anche se la prima scelta in molti casi è più che sufficiente.
Questo permetterà di aggiugnere al testo la formula di saluto: “Ciao Mario Rossi” in modo automatico.
Espandiamo la lista
Siamo arrivati a due (o tre) colonne: [ e-mail | Nome e cognome ] ma le esigenze potrebbero aumentare, se consideriamo due aspetti:
- In futuro, con l’aumentare degli iscritti potremmo avere bisogno di inserire altri dati;
- Già adesso abbiamo un numero consistente di nominativi, e potrebbe essere utile organizzarli meglio.
Quali nuove esigenze potremmo avere?
Forse nessuna, perché non è detto che all’aumentare degli iscritti aumentino le esigenze.
O forse alcune, perché con molti utenti potremmo voler parzializzare gli invii. Cosa significa?
Come estrapolare una o più sottoliste dalla lista principale
Supponiamo di avere una lista di svariate centinaia (o migliaia, o decine di migliaia) di indirizzi mail: potrebbe nascere l’esigenza di personalizzare gli invii parzializzando gli utenti, cioè estrapolando un sottogruppo che risponda a determinate esigenze.
Posizione geografica – L’azienda potrebbe avere la necessità di inviare mail diverse a seconda della località in cui si trova l’utente (offerte per specifiche regioni, province, oppure diverse per Italia ed estero…).
Genere – Dividendo gli utenti per genere è possibile inviare mail con proposte per donne e/o per uomini.
Lingua – Assegnando a ogni utente la propria lingua si potranno inviare messaggi in lingua diversificata (nota bene: questo si può ottenere anche facendo liste multiple, una per ogni lingua che avremo scelto).
Genere di prodotto acquistato – Un negozio che vende articoli sportivi potrebbe inviare offerte mirate per chi pratica il calcio, oppure il nuoto, oppure lo sci… Un negozio di strumenti musicali potrebbe raggruppare gli utenti a seconda dello strumento suonato: chitarra, tastiere, batteria, oppure stumenti a corda, a fiato, a percussione…
Come impostare i campi della lista
Supponiamo di decidere di aggiungere all’utente la propria località. Dobbiamo innanzitutto decidere se ci servirà la città, la provincia, la regione, la nazione o addirittura il continente. Questa scelta è estremamente importante.
Se ad esempio scegliamo la provincia, nella colonna “Provincia” dovremo inserire le sigle di provincia (FI, BO, MI…) oppure i nomi per esteso (Firenze, Bologna, Milano).
Se scegliamo il genere, nella colonna “Genere” dovremo inserire Uomo o Donna (oppure “U” o “D”).
Per le lingue vi inseriremo le sigle internazionali “it”, “en”, “fr”… oppure le parole per esteso “Italiano”, “Inglese”, “Francese”…
Qualsiasi scelta decidiamo di fare, è fondamentale un aspetto:
Dobbiamo scrivere i valori sempre uguali
Altrimenti la piattaforma di invio non li riconoscerà.
Se nelle province scriviamo a volte Pisa e altre volte PI, per il sistema saranno due province diverse.
Se nelle regioni scriviamo a volte Trentino Alto Adige, a volte Trentino e altre volte Trentino Altoadige, per il sistema saranno tre regioni diverse.
Se nelle lingue scriviamo a volte “it” e altre volte “Italiano”, si genererà lo stesso errore di prima.
Inoltre, il sistema potrebbe riconoscere le lettere maiuscole dalle minuscole, per cui “Donna” potrebbe essere diverso da “donna”. In questo caso il consiglio è di scrivere sempre tutto in minuscolo, oppure mettere in maiuscolo la prima lettera.
Questa disciplina ci permetterà di estrapolare dei sottogruppi…
…dalla lista principale, che all’inizio potrebbero non essere necessari, ma in un secondo momento potrebbero fare la differenza tra una lista ben organizzata e una lista in cui tutti ricevono tutto, anche le comunicazioni che non li riguardano.
Certe piattaforme prevedono l’uso dei “tag”
I tag sono dei “cartellini” che possono essere appesi a ogni nominativo, in modo da differenziarli. La loro trattazione esula dalle intenzioni di questo post, però è bene sapere che esistono. Comunque ogni piattaforma può presentare dettagli propri, per cui la situazione è da valutare caso per caso.
I tag possono essere usati per costruire dei sottogruppi di utenti a seconda di una particolare esigenza del momento, che non poteva essere prevista al momento di creare la lista. Ad esempio, se so che tra i miei prodotti venduti ce n’è uno che richiede un richiamo per assistenza, non è il caso di farlo sapere a tutti, ma soltanto a coloro che li hanno acquistati, che potrebbero essere solo una parte del totale. In tal caso posso creare un tag “Richiamo assistenza prodotto ZXY” e associarlo ai nominativi che l’hanno acquistato, e solo a loro inviare la mail per il richiamo.
Ma se all’inizio non so esattamente quali saranno le mie esigenze future?
In tal caso suggerirei di stare più sull’esteso (senza esagerare) che sul ristretto, dopo aver valutato bene quali di queste situazioni potrebbero riguardarci, ed eventualmente prenderne in considerazione altre (la fascia di età, lo stile di vita ecc.).
Ciò richiede un attimo di attenzione in più nella progettazione iniziale della lista, ma eviterà di dover restare nello stretto in futuro, o peggio ancora, di dover aggiungere manualmente le nuove informazioni in ogni utente (terribile!) o di arrivare al caso estremo di dover ripartire con una lista completamente riscritta.
Ultima raccomandazione: attenzione all’ortografia
Spesso le liste iniziano dall’estrapolazione dei nominativi dal gestionale aziendale. Non è raro il caso in cui il software sforni liste totalmente inutilizzabili se non dopo controllo manuale e rimaggiamento. Tipico è il caso degli indirizzi mail che vengono caricati nelle celle del foglio di calcolo con uno spazio all’inizio e/o uno alla fine. A volte la piattaforma di invio corregge questi problemi, ma è sempre bene fare un controllo manuale prima di caricare i nominativi.
Altre volte vengono esportati nome e cognome completamente in maiuscolo, o in minuscolo, entrambe soluzioni inaccettabili.
In questi casi si deve prendere confidenza con l’uso delle formule di gestione delle stringhe di testo nei fogli di calcolo, che permetteranno di risolvere questi problemi in modo (quasi) automatico.
Ricorda sempre
La lista dei tuoi nominativi ha un grande valore per la tua azienda, per cui devi prendertene cura meglio che puoi, a partire dall’inserimento dei dati nel gestionale aziendale.
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